Kode Akun Hotel untuk PMS, POS, OTA, dan Buku Besar
Kode akun hotel adalah nomor atau identitas yang digunakan untuk mengelompokkan transaksi ke akun buku besar. Tidak ada satu daftar nomor yang harus dipakai oleh semua hotel; yang lebih penting adalah logika penomorannya konsisten sehingga transaksi dari PMS, POS, OTA, rekening bank, dan sistem akuntansi dapat dipetakan ke akun yang sama dari bulan ke bulan.
Sebagai referensi industri, HFTP menyatakan USALI Edisi Revisi ke-12 berlaku efektif 1 Januari 2026. Pada sumber yang sama, HFTP menjelaskan bahwa standardisasi USALI memudahkan perbandingan posisi keuangan dan kinerja operasional suatu properti dengan properti sejenis.
USALI dapat digunakan sebagai referensi klasifikasi pelaporan hospitality, tetapi nomor akun dalam artikel ini tetap merupakan contoh desain internal. Hotel perlu menyesuaikannya dengan sistem, skala usaha, struktur departemen, dan kebutuhan laporan.
Karena contoh struktur di artikel juga memuat akun Utang Pajak, status kerangka pajak daerah diperiksa agar contoh tersebut tidak dibaca sebagai aturan penomoran akun. JDIH Kementerian Keuangan mencatat UU Nomor 1 Tahun 2022 tentang Hubungan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah berlaku sejak 5 Januari 2022 sampai dicabut dan belum mempunyai riwayat perubahan.
Untuk aturan pelaksanaannya, JDIH Kementerian Keuangan mencatat PP Nomor 35 Tahun 2023 tentang Ketentuan Umum Pajak Daerah dan Retribusi Daerah berlaku sejak 16 Juni 2023 sampai dicabut serta mencabut PP Nomor 55 Tahun 2016, PP Nomor 10 Tahun 2021, dan PP Nomor 97 Tahun 2012. Kedua regulasi tersebut bukan dasar penomoran kode akun hotel; objek, dasar pengenaan, tarif, dan administrasi pajak tetap mengikuti ketentuan pajak yang berlaku untuk transaksi dan lokasi usaha.
Kode Akun Hotel: Mulai dari Logika, Bukan Nomor
Kesalahan yang sering terjadi adalah menentukan nomor akun terlebih dahulu tanpa menetapkan fungsi setiap akun.
Urutan yang lebih praktis adalah:
- tentukan kelompok transaksi
- tentukan apakah transaksi membutuhkan akun terpisah
- tentukan apakah detail tambahan cukup disimpan sebagai dimensi
- buat rentang nomor
- petakan setiap sumber sistem ke akun buku besar
- uji hasilnya melalui rekonsiliasi bulanan
Dengan cara ini, hotel tidak perlu membuat akun baru hanya karena transaksi berasal dari kanal, outlet, atau properti yang berbeda.
Bedakan akun, subakun, dan dimensi
Gunakan tiga tingkat informasi:
- akun utama untuk jenis transaksi yang berbeda secara ekonomi, misalnya Kas, Pendapatan Kamar, Deposit Tamu, atau Komisi OTA
- subakun ketika manajemen memang membutuhkan rincian laporan tersendiri, misalnya Piutang OTA dan Piutang Korporasi
- dimensi untuk informasi seperti departemen, kanal, properti, atau pusat biaya
Contohnya, hotel tidak harus mempunyai akun 4101 Pendapatan Kamar Airbnb, 4102 Pendapatan Kamar Booking.com, dan 4103 Pendapatan Kamar Agoda. Satu akun Pendapatan Kamar dapat dipakai dengan dimensi kanal yang berbeda jika sistem mendukungnya.
Buat ruang nomor untuk pertumbuhan
Rentang kode sebaiknya menyediakan ruang agar akun baru dapat ditambahkan tanpa mengganti seluruh nomor yang sudah dipakai. Tabel berikut menunjukkan contoh struktur sederhana.
| Kelompok | Contoh Rentang |
|---|---|
| Aset | 1000–1999 |
| Kewajiban | 2000–2999 |
| Ekuitas | 3000–3999 |
| Pendapatan | 4000–4999 |
| Biaya langsung | 5000–5999 |
| Biaya operasional | 6000–6999 |
| Pendapatan dan biaya lain | 7000–7999 |
Rentang tersebut hanya contoh internal. Hotel dapat memakai empat, lima, atau lebih digit selama logika dan dokumentasinya konsisten.
Contoh Kode Akun Hotel
Tabel berikut dapat digunakan sebagai titik awal untuk menyusun daftar kode akun sebelum disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing hotel.
| Kode | Nama Akun | Fungsi |
|---|---|---|
| 1100 | Kas dan Bank | Saldo kas dan rekening bank |
| 1200 | Piutang OTA | Tagihan yang belum diselesaikan OTA |
| 1210 | Piutang Korporasi | Tagihan pelanggan perusahaan |
| 1300 | Persediaan Makanan dan Minuman | Persediaan outlet makanan/minuman |
| 2100 | Utang Usaha | Kewajiban kepada pemasok |
| 2200 | Deposit Tamu | Deposit yang belum selesai |
| 2300 | Utang Pajak | Kewajiban pajak yang sudah dicatat |
| 4100 | Pendapatan Kamar | Pendapatan aktivitas kamar |
| 4200 | Pendapatan Makanan dan Minuman | Pendapatan restoran dan outlet sejenis |
| 4300 | Pendapatan Spa | Pendapatan layanan spa |
| 4400 | Pendapatan Operasional Lain | Pendapatan operasi lain yang memang perlu dipisahkan |
| 5100 | Biaya Langsung Kamar | Biaya langsung departemen kamar |
| 5200 | Harga Pokok Makanan dan Minuman | Biaya bahan makanan dan minuman |
| 6100 | Gaji dan Tunjangan | Biaya tenaga kerja |
| 6200 | Housekeeping | Biaya housekeeping |
| 6300 | Pemeliharaan | Biaya pemeliharaan properti |
| 6400 | Utilitas | Listrik, air, dan utilitas lain |
| 6500 | Penjualan dan Pemasaran | Biaya pemasaran |
| 6600 | Komisi OTA | Biaya komisi platform |
| 6700 | Administrasi | Biaya administrasi umum |
Contoh tersebut tidak dimaksudkan sebagai template wajib. Hotel yang mempunyai banquet, beberapa restoran, spa besar, transportasi, atau unit usaha lain dapat menambah subakun sesuai kebutuhan laporan.
Pemetaan PMS ke Kode Akun Buku Besar
PMS sebaiknya tidak mengirim seluruh transaksi kamar ke satu akun tanpa membedakan jenisnya.
Pemetaan minimum dapat menggunakan logika berikut:
| Transaksi PMS | Contoh Akun Buku Besar |
|---|---|
| Pendapatan kamar | 4100 Pendapatan Kamar |
| Deposit tamu | 2200 Deposit Tamu |
| Piutang perusahaan | 1210 Piutang Korporasi |
| Piutang OTA | 1200 Piutang OTA |
| Refund | Akun asal atau akun penyesuaian sesuai kebijakan |
| Pembayaran tunai | 1100 Kas |
| Pembayaran kartu/bank | 1100 Kas dan Bank atau akun perantara pembayaran |
Fungsi tabel ini adalah memastikan satu jenis transaksi memperoleh perlakuan akun yang sama setiap periode. Jika PMS mempunyai puluhan transaction code, buat dokumen pemetaan yang menghubungkan setiap transaction code ke satu kode akun buku besar yang disetujui.
Pemetaan POS untuk Restoran, Minibar, dan Outlet
POS perlu dipetakan terpisah dari PMS agar transaksi outlet tidak seluruhnya masuk ke Pendapatan Kamar.
Gunakan contoh pemetaan berikut sebagai kontrol awal.
| Sumber POS | Contoh Akun |
|---|---|
| Restoran | 4200 Pendapatan Makanan dan Minuman |
| Minibar | 4200 atau subakun minibar |
| Banquet | Subakun pendapatan banquet jika material |
| Spa | 4300 Pendapatan Spa |
| Diskon outlet | Akun kontra pendapatan sesuai kebijakan |
| Harga pokok makanan/minuman | 5200 Harga Pokok Makanan dan Minuman |
Implikasinya, kode pada POS dan kode buku besar tidak harus identik, tetapi harus mempunyai tabel pemetaan yang stabil agar laporan outlet dapat direkonsiliasi ke buku besar.
Pemetaan OTA, Settlement, dan Rekening Bank
OTA memerlukan perhatian khusus karena nilai booking dan nilai yang masuk bank dapat berbeda.
Pada sisi rekonsiliasi, panduan Usman Tax menggunakan data PMS, laporan OTA, settlement, rekening bank, dan buku besar serta memetakan reservation ID, payout reference, bank reference, dan nomor jurnal.
Untuk kode akun, alurnya dapat disusun seperti ini:
Pendapatan Kamar → Piutang/akun perantara OTA → Komisi OTA → Refund atau Penyesuaian → Settlement → Bank.
Jika satu payout berisi banyak reservasi, jangan membuat kode akun baru hanya untuk setiap payout. Gunakan settlement reference sebagai identitas transaksi dan pertahankan kode akun yang sama.
Jangan membuat kode akun untuk setiap OTA
Perbedaan Airbnb, Booking.com, Agoda, atau kanal lain lebih efisien dicatat sebagai dimensi kanal apabila software mendukungnya.
Contoh:
- akun: 1200 Piutang OTA
- dimensi kanal: Booking.com
- dimensi properti: Hotel A
- reservation ID: ABC123
Dengan pola tersebut, laporan tetap dapat ditarik per kanal tanpa membuat chart of accounts menjadi terlalu panjang.
Aturan Perubahan dan Penambahan Kode Akun
Kode akun sebaiknya tidak diubah hanya karena nama departemen atau operator berganti.
Sebelum menambah akun, tanyakan:
- apakah transaksi mempunyai sifat ekonomi yang berbeda
- apakah manajemen membutuhkan saldo atau laporan tersendiri
- apakah transaksi dapat dibedakan melalui dimensi
- apakah akun yang ada sudah mempunyai fungsi yang sama
- apakah perubahan akan memutus histori laporan
Jika akun lama harus diganti, dokumentasikan tanggal mulai penggunaan dan akun penggantinya. Jangan menggunakan ulang nomor akun lama untuk transaksi yang mempunyai arti berbeda karena dapat membingungkan perbandingan historis.
Checklist sebelum Kode Akun Dipakai
Sebelum struktur diterapkan pada PMS, POS, atau software akuntansi, periksa:
- setiap kode akun mempunyai nama dan fungsi yang jelas
- tidak ada dua akun dengan fungsi yang sama tanpa alasan
- seluruh transaction code PMS sudah mempunyai tujuan akun
- seluruh kode penjualan POS sudah dipetakan
- akun OTA, settlement, komisi, dan refund dapat direkonsiliasi
- deposit tamu dipisahkan dari pendapatan sampai kondisi pencatatannya terpenuhi
- dimensi departemen, kanal, dan properti sudah disepakati
- kode akun yang dipakai pada laporan bulanan sama dengan kode pada buku besar
- perubahan akun mempunyai catatan versi dan tanggal berlaku
Checklist tersebut merupakan kontrol internal dan dapat disesuaikan dengan sistem hotel.
Untuk kebutuhan implementasi, Jasa Akuntansi Usman Tax mencakup pembukuan dan pencatatan transaksi, penyusunan laporan keuangan, serta analisis dan konsultasi keuangan.
Kesimpulan
Kode akun hotel tidak perlu rumit, tetapi harus konsisten. Mulailah dengan kelompok akun yang jelas, sediakan ruang nomor untuk pertumbuhan, dan gunakan dimensi untuk membedakan departemen, kanal, atau properti tanpa membuat terlalu banyak akun.
Kunci implementasinya adalah pemetaan: transaction code PMS, kode POS, transaksi OTA, settlement, rekening bank, dan jurnal buku besar harus mempunyai hubungan yang dapat ditelusuri. Dengan struktur tersebut, rekonsiliasi dan penutupan bulanan menjadi lebih mudah diperiksa tanpa harus mengubah chart of accounts setiap kali sistem atau kanal penjualan bertambah.
Kode Akun Hotel Sulit Dipetakan antara PMS, POS, dan Buku Besar?
Jika PMS, POS, OTA, rekening bank, dan software akuntansi masih menggunakan nama atau kode yang berbeda tanpa pemetaan yang jelas, rapikan struktur akun sebelum masalah tersebut terbawa ke rekonsiliasi dan laporan bulanan.
Usman Tax menyediakan Jasa Akuntansi untuk bisnis hotel dan villa di Bali. Konsultasi dapat digunakan untuk membahas struktur kode akun, pemetaan transaksi, rekonsiliasi, dan kebutuhan laporan sesuai sistem yang digunakan bisnis.
FAQ – Kode Akun Hotel untuk PMS, POS, OTA, dan Buku Besar
Apakah ada kode akun hotel yang wajib digunakan semua hotel?
Tidak ada satu daftar nomor internal yang harus digunakan seluruh hotel berdasarkan sumber yang digunakan dalam artikel ini. Hotel dapat menyusun nomor akun sendiri selama struktur, fungsi, dan pemetaannya konsisten.
Apakah setiap OTA harus mempunyai kode akun berbeda?
Tidak harus. Jika software mendukung dimensi kanal, beberapa OTA dapat menggunakan akun piutang atau clearing yang sama dan dibedakan melalui dimensi kanal serta referensi transaksi.
Apa beda kode akun dan transaction code PMS?
Transaction code PMS mengidentifikasi transaksi pada sistem operasional, sedangkan kode akun mengidentifikasi akun pada buku besar. Keduanya dapat berbeda tetapi perlu mempunyai tabel pemetaan yang konsisten.
Apakah deposit tamu perlu kode akun terpisah?
Secara praktis, deposit sebaiknya dapat dibedakan dari pendapatan agar saldo dan status transaksi dapat ditelusuri. Akun dan kebijakan pencatatannya tetap perlu disesuaikan dengan kebijakan akuntansi perusahaan.
Kapan hotel perlu membuat subakun baru?
Subakun berguna ketika transaksi mempunyai karakter atau kebutuhan laporan yang berbeda secara material dan tidak cukup hanya dibedakan melalui dimensi.
Bagaimana jika kode akun lama sudah berantakan?
Buat pemetaan akun lama ke struktur baru, tetapkan tanggal mulai, dokumentasikan akun pengganti, dan jangan menggunakan ulang kode lama untuk transaksi dengan fungsi berbeda.
Rujukan & Referensi
- Panduan HFTP tentang USALI Edisi Revisi ke-12 — academy.hftp.org
- Status UU Nomor 1 Tahun 2022 tentang Hubungan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Pemerintahan Daerah — jdih.kemenkeu.go.id
- Status PP Nomor 35 Tahun 2023 tentang Ketentuan Umum Pajak Daerah dan Retribusi Daerah — jdih.kemenkeu.go.id
- Jasa Akuntansi Bali dari Usman Tax — usmantax.co.id
- Panduan sistem akuntansi hotel dan villa Bali dari Usman Tax — usmantax.co.id
- Panduan rekonsiliasi OTA hotel dan villa dari Usman Tax — usmantax.co.id
Rekomendasi Artikel Berikutnya
- sistem akuntansi untuk hotel dan villa di Bali — usmantax.co.id
- rekonsiliasi OTA hotel dan villa dari booking sampai bank — usmantax.co.id
